Daten­schutz­erklärung für die Teilnahme an Online­veranstaltungen, Telefon­konferenzen und Webinaren

Datenschutz ist Vertrauenssache. Teilnehmende erfahren in diesen Datenschutzhinweisen unter anderem, welche Personendaten zu welchen Zwecken erhoben, bearbeitet, verwendet und gespeichert werden, wer Zugang zu den Personendaten hat, wie lange Personendaten gespeichert werden, welche Rechte Teilnehmende haben und wie die Veranstalterin bei Fragen zum Datenschutz kontaktiert werden kann.

Für Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist die jeweilige Veranstalterin verantwortlich. Teilnehmende können die Veranstalterin direkt oder die BKW Management AG, Viktoriaplatz 2, 3013 Bern mit dem Zusatz «Datenschutz» oder unter datenschutz@bkw.ch, für das Ausüben von Rechten und bei Datenschutzanliegen, kontaktieren. Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags, auch wenn aus einem Vertrag auf sie verwiesen wird, und die BKW behält sich das Recht vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit zu ändern. Die unter bkw.ch/datenschutz veröffentlichte Version ist die jeweils geltende Fassung.

Soweit Teilnehmende im Rahmen der Teilnahme an Veranstaltungen der BKW die Internetseiten von Microsoft aufrufen, ist Microsoft für die Datenbearbeitung verantwortlich. Für Fragen zum Datenschutz bei Microsoft können Teilnehmende die Datenschutzhinweise von Microsoft konsultieren.

Personendaten sind Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. Die Veranstalterin bearbeitet verschiedene Kategorien solcher Personendaten. Die wichtigsten Kategorien im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen sind zur Orientierung nachstehend aufgeführt:

• Angaben zum Benutzer, wie z.B. Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort und Profilbild;
• Meeting-Metadaten, wie z.B. Thema, Beschreibung, IP-Adresse, Geräte und Hardwareinformationen;
• Einwahldaten, wie z.B. Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit und Verbindungsdaten; und
• Text-, Audio- und Videodaten, bei der Nutzung von Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion. Insoweit werden vom Teilnehmenden getätigte Texteingaben entsprechend bearbeitet, um diese anzuzeigen und zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts bearbeitet. Teilnehmende können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über „Microsoft Teams“ abschalten bzw. stummstellen;
• Soweit eine Veranstaltung aufgezeichnet wird (dazu unten), werden auch Aussagen (Stimme) und Bilder bzw. Video bearbeitet.

Um an einer Veranstaltung Online teilzunehmen, müssen Teilnehmende persönliche Daten wie z.B. den Namen, Vorname, Anrede, Adresse, PLZ, Ort, E-Mail und Telefon bekanntgeben. Wenn es für die Protokollierung von Ergebnissen einer Veranstaltung erforderlich ist, werden z.B. die Chat- und Textinhalte bearbeitet. Wenn Teilnehmende sich z.B. bei «Microsoft Teams» registriert oder mit der Gastfunktion an einer Veranstaltung teilnehmen, können Berichte über die Veranstaltungen (z.B. Metadaten oder Daten zur Telefoneinwahl) gespeichert werden.

Zum Zweck der Organisation von Veranstaltungen einschliesslich zur Beantwortung von Fragen vor und im Anschluss der Veranstaltung sowie zur werblichen Ansprache werden die folgenden Personendaten bearbeitet:

• Stammdaten, wie z.B. Anrede, Titel, Vor- und Nachname;
• Kontaktdaten, wie z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Angaben über die geplante oder durchgeführte Veranstaltung; und
• berufliche Daten, wie z.B. Firma, Position und Funktion.

Kontaktdaten bearbeitet die Veranstalterin insbesondere, um Teilnehmenden die Zugangsdaten zu übermitteln. Die Veranstalterin kann diese Daten auch bearbeiten, um die Zufriedenheit der Teilnehmenden zu messen und Umfragen durchführen. Mit der Teilnahme an einer Veranstaltung willigen die betroffenen Personen ein, dass die Veranstalterin entsprechende Nachrichten übermittelt.

Die Veranstalterin kann Veranstaltungen auch aufzeichnen. Auf eine beabsichtigte Aufzeichnung einschliesslich einer etwaigen Veröffentlichung der Aufzeichnung werden die Teilnehmenden hingewiesen, und die laufende Aufzeichnung wird in der Regel – je nach verwendeter Software – laufend angezeigt. Die Teilnahme an einer Veranstaltung mit entsprechenden Hinweisen gilt als Einwilligung in die Aufzeichnung.

Diese bearbeiteten Daten können in Einzelfällen auch besonders schützenswert sein (bspw. wenn im Rahmen einer Telefonkonferenz auf den Gesundheitszustand hingewiesen wird). Die Veranstalterin bearbeitet im Rahmen dieser Datenschutzerklärung aber nicht gezielt besonders schützenswerte Daten.

Es kann sein, dass die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) anwendbar ist. Das betrifft insbesondere Veranstalterinnen mit Sitz im EWR; es kann in Einzelfällen aber auch auf andere Veranstalterinnen zutreffen. «Personendaten» ist in diesem Fall als «personenbezogene Daten» und «Bearbeitung» als «Verarbeitung» zu lesen. In diesem Fall erfolgt die Bearbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Anlässlich der Einholung einer Einwilligung informiert die Veranstalterin über den konkreten Zweck der beabsichtigten Bearbeitung (insbesondere die Veröffentlichung der Veranstaltung). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Schliesslich bearbeitet die Veranstalterin Personendaten, soweit ein berechtigtes Interesse besteht, sofern nicht die Interessen der Teilnehmenden, überwiegen. Die Bearbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Zu diesen Bearbeitungen gehört die Aufzeichnung der Veranstaltung zum Zweck, häufige Fragen und Beiträge bei zukünftigen Veranstaltungen direkt berücksichtigen zu können. Die Veranstalterin verfolgt hiermit das Ziel, Veranstaltungen und Inhalte zu optimieren. Berechtigten Interessen dienen auch Bearbeitungen zur Kommunikation vor und nach der Veranstaltung und zur Direktwerbung, soweit für letztere keine Einwilligung eingeholt wird, und zur Einhaltung schweizerischen Rechts.

Die Veranstalterin bearbeitet die konkret während der Durchführung der Veranstaltung erhobenen Daten zur Darbietung der Inhalte und Kommunikation mit den Teilnehmenden. Die Bearbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO, soweit sie der Erfüllung eines Vertrags dient, und andernfalls von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigte Interessen).

Personendaten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen bearbeitet werden, werden an andere Teilnehmer weitergegeben, soweit sich die Weitergabe aus der Teilnahme selbst ergibt. Ansonsten werden sie grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Innerhalb der Organisation der Veranstalterin erhalten diejenigen Fachabteilungen Zugriff auf die Personendaten, die diese zur Planung und Durchführung der Veranstaltung benötigen (z.B. Vertrieb zum Versand von Einladungen). Daneben erhalten diejenigen Fachabteilungen die Personendaten, die diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses bearbeiten, beispielsweise das Marketing zur werblichen Ansprache. Die Veranstalterin kann Personendaten auch an Dienstleister weitergeben (vor allem an IT-Dienstleister zur Durchführung der Veranstaltung oder zum Versand von Nachrichten, aber auch z.B. an Postdienstleister).

Aufgrund der Nutzung der Videokonferenzsoftware „Microsoft Teams“ etwa werden Personendaten an Microsoft Ireland Ltd. bekanntgegeben. Die Veranstalterin hat aus diesem Grund mit Microsoft Irland Ltd. eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung geschlossen. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt schliesslich, wenn hierzu eine rechtliche Verpflichtung (z.B. Strafverfolgungsbehörden) besteht.

Obwohl die Datenbearbeitung grundsätzlich in Rechenzentren in der Schweiz oder innerhalb der Europäischen Union erfolgt, kann die Veranstalterin nicht ausschliessen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich ausserhalb der Schweiz oder der EU, insbesondere in den USA befinden. Auch gewisse Dienstleister können sich ausserhalb der EU befinden. Zum Schutz der Personendaten der Teilnehmenden werden diese während der Übertragung über das Internet verschlüsselt.

Sollte die Veranstalterin zukünftig andere Dienstleister für Videokonferenzsoftware beauftragen, die Personendaten der Teilnehmenden ausserhalb der Schweiz oder der europäischen Union bearbeiten, erfolgt dies nur, wenn im betreffenden Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht oder geeignete Garantien für den Schutz der Personendaten bestehen, in der Regel auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und sich die Veranstalterin nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen kann. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, mit einer Einwilligung oder wenn es sich um allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung nicht widersprochen wurde.

Die Veranstalterin speichern die Personendaten der Teilnehmenden für die Dauer der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltungen und für eine angemessene Zeit im Anschluss für die Kontaktaufnahme mit Teilnehmenden. Soweit die Personendaten der Teilnehmenden für andere Zwecke nach anderen Datenschutzerklärungen bearbeitet werden, gilt u.U. eine entsprechende, längere Aufbewahrungsfrist.

Soweit die Veranstalterin die Personendaten auch zum Zweck der werblichen Ansprache auf Grundlage eines berechtigten Interesses speichert, löscht die Veranstalterin diese Daten zu dem Zeitpunkt, an dem der Teilnehmende der weiteren werblichen Ansprache widerspricht. Dies gilt nicht, solange die Personendaten einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. In diesem Fall werden die Personendaten jedoch für eine werbliche Ansprache gesperrt. Gleiches gilt, soweit der Teilnehmende, die zu einer Bearbeitung von Personendaten erteilte Einwilligung widerruft. Wenn Personendaten steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, speichert die Veranstalterin diese Personendaten bis zum Ablauf der Fristen.

Die Teilnehmenden haben je nach anwendbarem Recht und unter Vorbehalt der gesetzlichen Einschränkungen und Ausnahmen das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Bearbeitung und das Recht eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Es steht den Teilnehmenden frei, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Bedenken bestehen, ob die Bearbeitung der Personendaten rechtskonform ist. Die Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Die Teilnehmenden hab das Recht, aus Gründen, die sich aus besonderen Situationen ergeben können, der Bearbeitung der Personendaten zu widersprechen. Widerspricht der Teilnehmende der Bearbeitung, werden die Personendaten nicht mehr bearbeitet, es sei denn, die Veranstalterin kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Bearbeitung nachweisen, die dessen Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Bearbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die Veranstalterin bearbeitet die Personendaten auch zur werblichen Ansprache und führt hierzu Bearbeitungen durch, um Marketingmassnahmen auf die Interessen der Teilnehmenden auszurichten. Diese Bearbeitung zum Zwecke der Direktwerbung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses der Veranstalterin, soweit keine Einwilligung eingeholt wurde. Die Teilnehmenden können der Bearbeitung zum Zwecke der werblichen Ansprache jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit der werblichen Ansprache in Verbindung steht. Widersprechen Teilnehmende der Bearbeitung für Zwecke der Direktwerbung, werden die Daten nicht mehr für diesen Zweck bearbeitet. Ein Widerspruch kann ohne Einhaltung einer besonderen Form an die Veranstalterin erfolgen.

Zur Teilnahme an Veranstaltungen ist es erforderlich, dass die oben genannten Personendaten erhoben und bearbeitet werden. Ohne diese Personendaten ist die Veranstalterin nicht in der Lage, Veranstaltungen durchzuführen. Soweit die Veranstalterin um eine Einwilligung bittet, ist die Einwilligung und die auf ihrer Grundlage erfolgende Bereitstellung von Personendaten freiwillig.

«Automatisierte Einzelentscheidung» meint Entscheidungen, die vollständig automatisiert erfolgen, d.h. ohne menschlichen Einfluss, und die rechtliche Konsequenzen für die betroffene Person haben oder sie in anderer Weise erheblich beeinträchtigen. Falls eine solche Entscheidung getroffen wird, werden Sie gesondert informiert. Sie haben dann die Möglichkeit, die Entscheidung durch einen Menschen überprüfen zu lassen, wenn Sie mit ihr nicht einverstanden sind.

Die Veranstalterin bearbeitet die Personendaten teilweise automatisiert mit dem Ziel, die Teilnehmenden möglichst interessengerecht über Leistungen und Produkte zu unterrichten. Hierbei berücksichtigt die Veranstalterin das Nutzungsverhalten, wie z.B. die Häufigkeit der Teilnahme an Veranstaltungen, Inhalte der besuchten Webinare und Anfragen betreffend Dienstleistungen und Produkten.